Formation
Flow Sales
Automatisation du processus d’inscription du réseau helen doron english.
Helen Doron English est un réseau international d’écoles d’anglais pour enfants et adolescents. Présents dans plus de 40 pays, leurs franchisés sont débordés par une gestion manuelle des inscriptions et paiements clients. Découvrez pourquoi ils ont fait appel à Flowlab.
Outils :
Défi relevé avec succès
12/12
+10%
Le défi
Les franchisés de Helen Doron English France consacraient plus de deux jours par semaine à des tâches administratives essentielles mais chronophages :
Gestion des inscriptions
Création et envoi des factures
Planification des cours et gestion des plannings
Mise en place des paiements de prélèvements SEPA
L'implémentation d'un formulaire était un premier pas vers la digitalisation. Cependant, chaque jour, les franchisés devaient encore retraiter manuellement les nouvelles réponses, engendrant une perte de temps significative.
C'est dans ce contexte que la master franchise Helen Doron English France a fait appel à Flowlab pour automatiser et optimiser ses processus administratifs.
“La gestion des inscriptions des élèves — entre les formulaires, les paiements et la facturation — était un véritable casse-tête chronophage pour moi et pour l’ensemble de notre réseau de franchises.
Flowlab a automatisé tout le processus : du remplissage des formulaires par les clients jusqu’aux prélèvements et à la génération des factures
Élisabeth Ruelle-Megrelis| CEO de Helen Doron English France
Révolutionné en seulement 90 jours
Le contexte
Helen doron english est un réseau international d’écoles d’anglais spécialisé dans l’enseignement de la langue aux enfants et adolescents. présent dans plus de 40 pays et fort de milliers de centres de formation, le réseau est reconnu pour sa méthode innovante basée sur l’apprentissage naturel de l’anglais, inspiré de l’acquisition de la langue maternelle.
En france, Helen doron english se développe sous un modèle de franchise avec plusieurs centres dirigés par des entrepreneurs indépendants. chaque franchisé gère à la fois l’enseignement, la qualité des formations et toute la gestion administrative liée aux inscriptions, aux paiements et à l’organisation des cours.
1. Standardiser
Chaque franchisé avait ses propres habitudes de gestion, rendant le traitement des données inefficace.
Action : Audit et recueil des meilleures pratiques du réseau.Harmonisation des inputs du formulaire Zoho Forms afin de garantir une collecte de données uniforme et exploitable sans retraitement manuel.
Structurer
Chaque franchisé avait différents tableaux excels pour suivre ses inscriptions et sa facturation, rendant la donnée rapidement obsolète et non maintenue à jour.
Action : Création d'une base Airtable intuitive avec des interfaces ergonomiques permettant une consultation rapide et un accès sécurisé aux informations.
Automatiser
En 90 jours, Flowlab a transformé un système administratif lourd et chronophage en un processus fluide, automatisé et totalement standardisé.
Grâce à la centralisation des données, à l'automatisation des inscriptions, des paiements et de la facturation, ainsi qu’à la mise en place de workflows robustes, chaque franchisé a récupéré plus de 2 jours par semaine.
Avec 12/12 franchisés satisfaits et une croissance moyenne de +10 % l’année suivante, le réseau Helen Doron English France a gagné en efficacité, en sérénité et en scalabilité.
Les équipes peuvent désormais se concentrer sur ce qui compte : l’apprentissage des élèves et le développement du réseau.
Flowlab a permis de passer d’un fonctionnement artisanal à une organisation moderne, prévisible et prête à grandir.
4 Faire travailler les clients
Le réseau devait récolter des informations (RIB, documents…) par mail rendant le processus complexe.
Action : Remplissage du Zoho Forms de manière optimale directement par le client. Demande de remplissage des informations bancaires via Gocardless pour gestion des prélèvements.
Conclusion
En 90 jours, Flowlab a transformé un système administratif lourd et chronophage en un processus fluide, automatisé et totalement standardisé.
Grâce à la centralisation des données, à l'automatisation des inscriptions, des paiements et de la facturation, ainsi qu’à la mise en place de workflows robustes, chaque franchisé a récupéré plus de 2 jours par semaine.
Avec 12/12 franchisés satisfaits et une croissance moyenne de +10 % l’année suivante, le réseau Helen Doron English France a gagné en efficacité, en sérénité et en scalabilité.
Les équipes peuvent désormais se concentrer sur ce qui compte : l’apprentissage des élèves et le développement du réseau.
Flowlab a permis de passer d’un fonctionnement artisanal à une organisation moderne, prévisible et prête à grandir.
